Politique de confidentialité de Maestro Notes

• Votre compte. Adresse e-mail, nom, rôle, date de dernière connexion, et un identifiant technique reliant le compte à votre instance Maestro. Le mot de passe, quand il y en a un, n'est jamais stocké en clair.
• Le contenu des réunions. L'enregistrement audio, sa transcription mot à mot avec attribution des tours de parole, le compte rendu, le titre, le contexte et les notes que vous saisissez, le nom des participants que vous déclarez. La transcription est aussi découpée en fragments vectorisés pour la recherche par thème.
• L'usage. Dernière connexion, nombre de réunions, durée enregistrée et consommation (quota), horodatages, journaux techniques en cas d'erreur. Les administrateurs de l'instance voient ces éléments, en volumes globaux et compte par compte. Aucun traceur tiers, aucune publicité, aucun profilage commercial.

Les personnes enregistrées n'ont pas nécessairement de compte : leur voix, leurs propos et leur nom sont traités sans qu'elles soient utilisatrices du service. Elles ont les mêmes droits (section 10).

Maestro Notes se déploie de deux manières. Le mode retenu par votre organisation détermine ce qui sort de l'instance, et donc lesquelles des sections suivantes vous concernent. Votre administrateur peut vous l'indiquer.

En mode on-premise, l'audio n'est transmis à aucun moteur de transcription extérieur : il est traité par un moteur installé sur vos serveurs. Les prestataires de transcription cités plus loin ne vous concernent alors pas.

Lorsque le serveur est géré par RobotsRock, l'instance Maestro Notes, sa base de données et les fichiers qui y sont déposés sont hébergés chez OVHcloud, en France. Lorsqu'il est géré par votre organisation, l'hébergeur est celui qu'elle a retenu.

Un modèle de langage rédige, à partir de la transcription :

• un résumé, les points discutés, les décisions et les moments clés ;
• une appréciation du ton de la réunion, globale et par locuteur ;
• une identification des intervenants.

Ces contenus sont générés automatiquement et peuvent être inexacts. Ils ne valent pas procès-verbal. Aucune décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD n'est prise par le service.

Vos données ne sont ni vendues, ni cédées, ni utilisées pour entraîner des modèles.

La liste dépend du mode de déploiement de votre instance : en mode on-premise, le moteur de transcription est installé sur les serveurs de l'organisation et aucun audio n'en sort.

Deux garanties de non-conservation. Chez Gladia, la clé utilisée est en mode « zéro conservation » : l'audio n'est déposé sur aucun stockage. Il est téléchargé depuis une adresse signée à durée limitée, transcrit, et le résultat renvoyé par rappel. Rien n'en est conservé. Chez OpenRouter, le compte est configuré en « zéro conservation » : ni la transcription ni le compte rendu ne sont journalisés, et la requête n'est acheminée que vers des fournisseurs qui appliquent la même règle.

OpenRouter conserve en revanche des données d'exploitation : modèle sollicité, nombre de jetons, durée et coût de la requête. Elles ne comportent pas le contenu de vos réunions.

L'audio ne quitte pas l'Union européenne : le moteur de transcription est français en mode cloud, et installé sur les serveurs de l'organisation en mode on-premise.

La transcription, elle, est transmise au modèle de langage qui rédige le compte rendu. Selon le modèle retenu, OpenRouter peut l'acheminer vers un fournisseur établi hors Union européenne, sous les garanties contractuelles prévues par le RGPD. Le mode « zéro conservation » empêche qu'elle y soit conservée ; il n'empêche pas ce transfert.

Une organisation qui exclut tout transfert hors Union européenne peut demander que son instance soit configurée sur un modèle hébergé en France. Adressez-vous à votre administrateur.

Vos données restent en place pendant toute la durée du contrat entre votre organisation et RobotsRock. À son terme, l'ensemble est supprimé : enregistrements, transcriptions, comptes rendus et comptes.

Avant ce terme, le service ne supprime rien de lui-même : une réunion et son compte rendu restent disponibles jusqu'à suppression par un utilisateur ou un administrateur.

Les journaux techniques du serveur sont conservés 30 jours, puis écrasés. Ils ne contiennent ni contenu de réunion ni coordonnées : des messages d'erreur et des identifiants techniques.

Échanges chiffrés en transit. Session portée par un cookie inaccessible au JavaScript de la page. Mots de passe conservés sous forme d'empreinte non réversible. Chaque compte ne voit que ses réunions et celles partagées avec lui en lecture seule.

Dans l'interface, aucun compte ne donne accès aux réunions d'un autre. Les administrateurs désignés par votre organisation accèdent aux paramètres de l'instance et au tableau de bord de suivi de l'usage, pas aux enregistrements ni aux comptes rendus.

L'équipe Maestro dispose d'un accès au serveur pour l'exploitation et la maintenance de l'instance, dans le cadre du contrat conclu avec votre organisation. Lorsque l'instance est installée en on-premise ou hébergée par votre organisation, les administrateurs qu'elle désigne y ont également accès. Un tel accès permet d'atteindre l'ensemble des données de l'instance.

L'autorisation d'accès au microphone est la vôtre : elle ne vaut pas accord des autres personnes présentes.

Enregistrer une conversation à l'insu de ses participants est interdit. Informez-les avant de lancer l'enregistrement et respectez leur refus. L'application affiche un rappel au démarrage et signale la captation pendant toute sa durée.

Accès, rectification, effacement, limitation et opposition : que vous soyez utilisateur du service ou simplement enregistré lors d'une réunion. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

La portabilité, elle, ne couvre que les données traitées sur la base du contrat, celles de votre compte. Elle ne s'applique pas aux enregistrements, transcriptions et comptes rendus, dont la base est l'intérêt légitime (article 20 du RGPD).

Ces droits s'exercent auprès de l'organisation qui a décidé de l'enregistrement, responsable du traitement : votre employeur, votre collectivité, ou l'entité qui vous a fourni l'accès. RobotsRock fournit le logiciel et l'hébergement, n'agit que sur ses instructions en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), et l'assiste pour vous répondre.

Vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou déposer une réclamation sur cnil.fr.

Un cookie de session et un cookie de renouvellement, strictement nécessaires à la connexion. Aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de suivi tiers, donc aucun consentement requis.

Si vous utilisez Maestro Notes dans le cadre de votre organisation, adressez-vous d'abord à elle. Sur une installation on-premise, l'hébergement relève de votre organisation ; les accès techniques dont RobotsRock dispose pour l'exploitation et la maintenance sont décrits en section 8.

Cette politique peut évoluer, notamment si la configuration des prestataires change. La date de dernière mise à jour figure en haut de page.